קודם כל, בואו נניח משהו על השולחן: הכותרת של הפוסט הזה מטעה. אמנם תמצאו פה 9 טיפים שהכי עוזרים לי להיות פרודוקטיבית, אבל רובם רחוקים מלהיות "טיפים". לפחות לא כאלו שמיישמים ב-2 דקות ומאותו רגע ועד עולם מתחילים לעבוד בפרודקטיביות-על. חלק מהטיפים בפוסט אכן אפשר ליישם תוך דקות ולראות שינוי מיידי. אבל את רובם לוקח זמן להטמיע.
שיפור פרודוקטיביות זה תהליך שמצריך מודעות, היכרות עצמית והחלפת הרגלים אוטומטיים בהרגלים רצויים. כל אלו לוקחים זמן. אבל בזמן הזה אפשר לראות שיפור מיום ליום.
החדשות הטובות הן שלא מעט מהסעיפים אפשר ליישם תוך כמה דקות, ולהרגיש שינוי מיידי בכל פעם שמיישמים אותם. אז מספיק שתבחרו טיפ אחד מהפוסט ותתחילו להתאמן עליו – כבר תחוו שיפור.
אז הנה הטיפים / הרגלים שהכי עוזרים לי לפרודוקטיביות:
1. לכתוב את כל מה שיושב לי בראש.
שקט בראש זה ה-מפתח שלי לפרודוקטיביות. כשהמחשבה שלי צלולה אני יכולה לתעדף מהר ובצורה טובה יותר, לתקתק משימות, ולעבוד ביעילות. זה גם המפתח כדי ליצור חיבור פנימי ולזהות מה אני רוצה ומה נכון לי.
אממה, המחשבות שלי כל הזמן מתערפלות: נכנסות משימות והתראות, צצות התלבטויות, עולים לי אלפי רעיונות לראש והחיים עצמם קורים ומרעישים. אז לשמור על בהירות מחשבתית זו עבודה יומיומית עבורי. ויותר ויותר אני מבינה שזו העבודה הכי חשובה ומשתלמת.
אחת הדרכים שהכי עוזרות לי ליצור שקט בראש זה כתיבה. פשוט להוציא מהראש למקלדת או לדף את כל מה שמטריד או תופס מקום לא הכרחי בראש. זה כולל כתיבה אינטואיטיבית וגם כתיבה שוטפת של המשימות והרעיונות שעולים לי. להרחבה על הסעיף הזה, מוזמנים לקרוא כאן: 4 טכניקות כתיבה ליצירת שקט בראש. יש שם אפילו טמפלייט להורדה.
2. להגדיר את התוצאה הרצויה ואת הצעד הראשון בדרך אליה.
הטיפ הזה עובד כמו קסם – גם לדברים כמו מציאת דירה, עבודה, אפליקציה וכו'. וגם כדי להתגבר על דחיינות ולתקתק משימות שתקועות הרבה זמן.
כדי שדברים יזוזו ויתממשו, אנחנו קודם כל צריכים להבהיר לעצמנו את התוצאה הרצויה; מה אנחנו רוצים שיהיה בסוף? איך זה ייראה? מה זה ייתן לנו? איך נרגיש כשזה יקרה?
יצא לך פעם לחפש אפליקציה לניהול משימות בלי שהגדרת על אילו קריטריונים היא צריכה לענות? או לפתוח לוח דרושים לפני שידעת איזו עבודה היית באמת רוצה למצוא? כשאנחנו מתחילים עם לשאול את עצמנו מה אנחנו בעצם רוצים למצוא, לרוב אפשר למצוא מהר מאוד ובצורה אפקטיבית. זה ממש חוסך מלא זמן, אנרגיה, תסכול ואפילו כסף.
השאלה 'מה התוצאה הרצויה?' עוזרת גם להתגבר על דחיינות ולהניע משימות שתקועות הרבה זמן. זה עובד כי הרבה פעמים אנחנו דוחים משהו פשוט כי חסרה לנו בהירות לגבי איך להתקדם ולא הבנו שהמשימה מעומעמת ולא מספיק ברורה לנו.
למשל, כששמתי לב שאני הרבה זמן רוצה לסדר את התמונות מחדש אבל דוחה את זה, פתחתי קובץ ורשמתי עליו: "מה אני רוצה שיהיה בסוף?". ואז כתבתי כמה נקודות, כמו:
- שכל התמונות יהיו מרוכזות במקום אחד
- שהתמונות יגובו אוטומטית
- שיהיה לי קל למצוא תמונות כשאני מחפשת תמונה לפוסט
ברגע שעשיתי את זה קרה מה שבד"כ קורה כשאני עושה לעצמי את התרגיל הזה – מייד ברור לי מה הצעדים שאני צריכה לעשות. כמו קסם, כבר אמרתי?
3. להגן בחירוף נפש על שעות שיא הריכוז שלי.
מחקרים מראים ששעות הבוקר הן השעות בהן אנחנו הכי מרוכזים. אבל אל תאמינו למחקרים. תבדקו על עצמכם. לכל אחד יש שעון ביולוגי ושעות שיא אחרות. החוכמה היא לזהות אותן ולהשתמש בהן למשימות שמצריכות מאיתנו הכי הרבה ריכוז.
במקרה שלי, לקום מוקדם (אבל לא מדי), עוזר לי לצלילות ולשקט שהזכרתי בסעיף הראשון. כשאני קמה מוקדם, האנרגיה שלי גבוהה וממוקדת יותר, ואז אני מצליחה להתרכז ולהיות אפקטיבית יותר. אני אפילו שמחה יותר בימים בהם אני קמה מוקדם.
בסביבות 12 מתחיל לרדת לי הריכוז. ושמתי לב שזה לא קשור לאיזו שעה קמתי. כלומר – אם קמתי ב-6:30 יהיו לי יותר שעות לעבודה פרודוקטיבית. ואם קמתי ב-9:30, סביר להניח שלא אעשה באותו יום הרבה משימות שמצריכות ריכוז גבוה.
אז אחד הדברים שאני משתדלת לעשות זה לקום מוקדם. וכדי שאקום מוקדם ובאמת אוכל להתרכז, אני משתדלת גם לישון מוקדם. כאן יש פוסט על מה עוזר לי בזה.
מעבר לזה שאני משתדלת לקום מוקדם, אני גם ממש מקדשת את הבקרים שלי, ומפנה אותו לזמן שקט עם עצמי ולזמן עבודה על משימות שמצריכות ריכוז גבוה.
אז בבוקר הטלפון שלי כבוי (משתדלת בחודשים האחרונים לכבות אותו בערב, לפני שאני נהיית עייפה ומתחילה להימרח מול המסך. לפני כן פשוט הייתי מעבירה למצב טיסה). אני לא נכנסת לפייסבוק, מייל, וואטסאפ וכל מה שיסיח את דעתי ויכניס לי רעשים לראש.
אני משתדלת לא לדבר עם אנשים בשעות הראשונות של היום – אז אם יש אנשים בסביבה שאני קמה בה – תאום ציפיות ממש עוזר. אני גם לרוב אעבוד מהבית בבוקר ולא ממרחב עבודה/בית קפה. ואני לא קובעת פגישות עד הצהריים (אחד הדברים האהובים עלי בלגור בתאילנד זה שהפרש השעות מאפשר לקבוע פגישות עם לקוחות מהארץ שנוח להן בבוקר, בעוד אצלי כבר צהריים 🙂 ).
4. לשדך בין משימות.
אחד הדברים שעוזרים לי לתקתק ולחסוך זמן ואנרגיה זה לקבץ משימות עם אופי דומה. למשל לרכז משימות לפי סוג האנרגיה שהן מצריכות, או לפי המיקום שבו אנחנו צריכים להיות כדי לעשות אותן, או לפי כלי שמשמש אותנו לעשות אותן.
אם תחשבו על זה, אתם בטח עושים את זה אינטואיטיבית עם חלק מהדברים; למשל עושים רשימת קניות וקונים במרוכז בסופר במקום לקפוץ אליו 3 פעמים ביום כשנזכרים במשהו.
הנה עוד כמה דוגמאות למשימות שאפשר לקבץ:
- מענה למיילים/הודעות/תגובות בפייסבוק – לענות בזמנים מרוכזים במקום בכל פעם שמגיעה התראה (האמת היה כדאי להכניס לפוסט טיפ #1 – לבטל התראות עד כמה שאפשר).
- עריכת תמונות.
- צילום סרטונים.
- הוצאת קבלות/חשבוניות.
- פגישות – לרכז לימים מסוימים במקום שיהיו מפוזרות.
- כתיבת פוסטים (אישית את זה אני כמעט לא מצליחה לקבץ).
וכאן אפשר לקרוא איך השתמשתי בעקרון הזה להעברת האתר שלי מוויקס לוורדפרס.
………..
עוד משהו חשוב בהקשר הזה הוא לשדך את המשימות לזמן שיש לכם את האנרגיה המתאימה לעשות אותן. למשל, כמו שכתבתי בסעיף הקודם, משימות עם ריכוז גבוה אני שומרת לבוקר, ופגישות אני עושה מהצהריים. קבלות אפשר להוציא בזמנים של ריכוז נמוך – אולי בצהריים או בערב כשיורדת האנרגיה. זה מצריך התנסות ומודעות לזהות את הזמנים האופטימלאלים.
ברמה הפרקטית – ברוב אפליקציות המשימות יש אפשרות לשים תוויות על משימות. ואז בזמן המתאים לסוג הזה של המשימה, אפשר להסתכל רק על המשימות עם התווית הרצויה ולבחור מבינהן.
אני משתמשת במרווין, ששם בנוסף לתוויות יש דרך נוספת ומגניבה לעשות את החלוקה הזו, על ידי פיצ'ר שנקרא 'רשימות חכמות'. למשל, אפשר להגדיר שכל משימה שכתובה בה המילה "להתקשר" או המילה "הודעה" תעבור אוטומטית לרשימה של "תקשורת".
אפשר גם ליצור חלונות זמן (ר' סעיף הבא) ולשייך אותם אוטומטית לרשימה מסוימת. כך למשל אפשר להגדיר חלון זמן לאדמינסטרציה ושאוטומטית יופיעו בו הקבלות שצריך להוציא והמשימות המשרדיות להיום.
5. לעשות מיקוד יומי.
למה
הרעיון במיקוד יומי כשמו כן הוא – למקד את היום. או יותר נכון – למקד את האנרגיה במה שחשוב לי ובאיך שאני רוצה שהיום ייראה. זהו אחד הכלים שעושים הבדל משמעותי באיך שהיום שלי נראה. אם אני מתחילה לעשות משימות, או יותר גרוע – לתקשר עם העולם – לפני שעשיתי מיקוד יומי – אני חד משמעית יותר מפוזרת במהלך היום ופחות מרוצה בסופו.
מה
אז מה כולל מיקוד יומי? ניסיתי בשנים האחרונות הרבה דרכים שונות, ואני מגוונת ביניהן בהתאם לצורך, ללו"ז היומי ולמטרות שלי באותה התקופה.
הנה כמה שאלות בסיסיות שלרוב נכנסות:
1. מה אני רוצה לעשות היום? (מיינדאמפ)
2. מה חייב לקרות היום?
(זמן להסתכל ברשימות וביומן)
3. מהם 3 הדברים שהכי יספק אותי להשלים היום / שיגרמו לי ללכת לישון מרוצה?
(לפעמים 4-5).
יש ימים בהם אני מחלקת את היום לחלונות זמן, ומתכננת בגדול מה אעשה בכל חלק. יש ימים שבהם נשארת עם מיקוד כללי יותר במשימה 1 עד 3 הכי חשובות. תלוי כמה פגישות ודברים קבועים יש לי בלו"ז.
לפני כמה שנים גם ממש הייתי עוברת על מה שמתוכנן לי היום וכותבת לעצמי מה המטרה שלי מכל דבר, ומי אני רוצה להיות שם. למשל: בטוחה, אסרטיבית, קשובה ו/או רגועה.
מתי
אני לרוב עושה את המיקוד היומי בבוקר. הרבה אנשים ממליצים לעשות את המיקוד היומי בערב. יש בזה משהו: זה מאפשר לדעת ל-מה קמים בבוקר ולהתחיל ישר בעשייה במקום לבזבז זמן ריכוז על תכנונים. אבל גם אם עושים בערב – עדיין טוב להסתכל על הרשימה בבוקר, להיזכר, לעשות התאמות ולהתכווונן ליום.
איפה
עד לפני כמה שנים הייתי עושה את המיקוד היומי על דף, ואת המשימות הייתי מנהלת באפליקציה. לפעמים הייתי מכינה לעצמי כל מיני טמפלייטים. לפעמים פשוט הייתי מציירת לי קוביות במחברת כדי לחלק את היום.
לפני שנתיים וחצי גיליתי את מרווין, ואורו עיניי: מצאתי משהו שמשלב אפליקצית משימות עם דף מיקוד יומי! ועוד בדרך משוכללת וכיפית, שמאפשרת גמישות והתאמה אישית מיום ליום.
במרווין יש דרכים שונות לעשות מיקוד יומי – ומאוד מהיר ופשוט להחליף ביניהן. למשל, אפשר לחלק את המשמות היומיות לפי:
* בוקר/צהריים/ערב
* חלונות זמן
* חיוני/בונוס
* קטגוריות/פרויקט שהמשימה שייכת אליה
* חלוקה לבחירתך (אפרופו קיבוץ משימות לפי סוג, אצלי למשל החלוקה היא בסגנון של עבודה מרוכזת | תקשורת עם העולם |אדמיניסטרציה | הפסקות).
בנוסף לחלק שמציג את המשימות היומיות, יש בתצוגה היומית במרווין גם "פתק" חלק, שעליו אפשר לעשות מיינדאמפ, לכתוב מטרות, או כל דבר שהוא כתיבה חופשית יותר.
הנה חלק מהדרכים הקלאסיות לארגון יומי של משימות במרווין:
6. להעריך זמנים.
הערכת זמנים זה אתגרים גדול בשבילי. אני מתקשה לדעת כמה זמן משימה תקח. אז לרוב אני אפילו לא מנסה. עם זאת, דווקא כשאני שואלת עאת עצמי כמה זמן משימה כלשהי תקח – זה נותן לי תמריץ לעשות אותה. יש משהו בלהעריך כמה זמן זה ייקח שעוזר להתכונן ומכניס למוד.
מעבר לזה, לפעמים אני קולטת שמשימה שדחיתי בעצם תקח לי 5-15 דקות, ואז זה עושה חשק לתקתק אותה. בהקשר של קיבוץ משימות מהסעיף הקודם – אפשר לעשות רשימה של משימות שלוקח עד 15 דקות ואז לתקתק ממנה כשבא לכם להיות פרודוקטיבים.
ברמה הפרקטית – במרווין, אפלקיצית המשימות שאני משתמשת בה, יש אפשרות לכתוב בתוך המשימה עצמה כמה זמן היא תקח, מה שהופך את זה לקל ומשחקי יותר. אחריש מעריכים זמן לשמימות ספציפיות, אפשר לראות סיכום של הזמן המשוער כל המשימות המתוכננות לאותו יום או לחלון זמן מסוים. אפשר גם לראות סיכום של כל המשימות שמרכיבות פרויקט, מה שעוזר להעריך זמנים למשימות משמצריכות יותר משלב אחד.
כשבאמת אין מושג כמה זמן משימה לוקחת, עוזר פשוט למדוד זמנים. כיום אני משתמשת במרווין גם לזה (יש אפשרות ללחוץ "play" על משימה ואז לראות כמה זמן זה לקח, כולל סטטיסטיקות אם רוצים להעמיק). לפני מרווין הייתי משתמשת בטוגל, שזה כלי מעולה שמאפשר למדוד זמנים כמו "שעון נוכחות", ואז לראות כמה זמן הושקע בכל דבר.
7. לשים טיימר.
כשאני מתקשה להניע את עצמי להתחיל משימה, מתקשה להתרכז, או לחילופין – יודעת שמרוב ריכוז אני לא אשים לב שהגיע הזמן לקום ולעשות הפסקה – אני שמה טיימר לזמן קצוב. הרעיון הוא שעד שהטיימר מצלצל, אני ממוקדת במשימה ספציפית שבחרתי, ולא פותחת מייל/פייסבוק/טלפון וכו'. זה מכניס למוד, במיוחד כשקשה להתיישב והלתחיל, ועוזר להתפקס.
יש כל מיני שיטות שמתבססות על הרעיון הזה – כמו פומודרו, שמדבר על 25 דקות עבודה מרוכזת בלי הסחות ואז 5 דקות הפסקה – בכמה סבבים. או 52 דקות ו-17 דקות הפסקה, שכל מיני מחקרים מצאו כזמן אופטימאלי לריכוז/מנוחה.
אני כמו תמיד ממליצה להתנסות ולבדוק מה מתאים לכם למידת הריכוז ולסוג המשימה. למשל אני שמה טיימר לזמן קצר (25 דקות או אפילו פחות) כשאני מוסחת ויש משימה קצרה שאני רוצה לתקתק. לעומת זאת, כשאני רוצה לכתוב לרוב אשים מינימום 52 דקות, לפעמים יותר. כי כשאני נכנסת ל"זון" הפסקות דווקא יוציאו אותי מהריכוז. אז תתנסו בכל מיני ותבדקו מה מתאים לכם.
ברמה הפרקטית – אפשר פשוט לשים בשעון של הטלפון- רצוי רחוק מכם כדי שאשכרה יהיה צריך לקום כשהוא מצלצל. יש גם אתרים עם טיימרים, למשל זה. ויש אתרים ייעודיים לפומודרו. במרווין – יש אפשרות לפומדרו ולטיימרים בהתאמה אישית, עם או בלי סבבים של הפסקה. יש שם גם אפשרות ללחוץ על הערכת הזמן ששמנו למשימה, ואז אוטומטית נפתח טיימר לפי הזמן הזה.
8. לצמצם,לצמצם, לצמצם.
להסתכל על רשימה ארוכה של מישמות ולנסות לבחור מתוכה יוצר עומס בראש ואפילו שיתוק. באנגלית קוראים לזה analysis paralysis. גם ככה אנחנו מוצפים מידע ואפשרויות, וכשגם הרשימות שלנו ארוכות – זה יוצר הצפה ומצריך לתעדף ולקבל החלטות כל הזמן. כל אלו מצריכים אנרגיה וריכוז שעדיף לפנות לעשייה עצמה.
בשנים האחרונות שמתי לב שככל שאני מנסה לעשות יותר אני מספיקה פחות. אז אני מתאמנת על כל הזמן לצמצם את כמות הדברים שאני מנסה לעשות. זריקת הרגעה: הצמצום הזה לא אומר לוותר על דברים שרוצים לעשות – זה רק אומר לשים אותם רגע בצד.
זה אומר לקצר את הרשימות; הרשימה היומית, השבועית, הרבעונית. זה אומר לצמצם את מספר הפרויקטים שאני מנסה לקדם במקביל. כשאני מצליחה לעשות את זה, אני רואה שדווקא ככה אני מגיעה יותר מהר לכל מה שאני רוצה, ושאני מספיקה יותר. ובעיקר: זה יוצר לי יותר רוגע ושקט בראש. ואם נחזור לסעיף #1 – זה הדבר שהכי עוזר לי לאפקטיביות ולפרודוקטיביות.
9. לתת לראש לנוח מהלחצים.
הפסקות הן אחד הדברים הכי חשובים והכי לא מוערכים לפרודוקטיביות. כשאנחנו נותנים למיינד לנוח, רעיונות שוקעים, חיבורים נוצרים והברקות מגיעות. לכן חשוב לעשות הפסקות בין משימות וזמני עבודה מרוכזים, לישון טוב ואפילו לקחת חופשה מדי פעם. מה שחשוב זה לאו דווקא להגיע ליעד אקזוטי, אלא לתת לראש לנוח מהמחשבות הרגילות והלחצים; להיפתח לקבל השראה.
הסעיף הזה קצר לא כי אין עוד מה להגיד על זה. אלא כי כבר קראתם הרבה (כל הכבוד!), וכי אפשר לקרוא על זה כאן: :
טיפ קריטי לפרודוקטיביות שאף אחד לא מתייחס אליו
איך למצוא יותר רעיונות טובים ולהתאמץ פחות בחיים?
למעשה, כדאי לקרוא על זה עוד – כי הטיפ הזה הוא מהדברים שקל להגיד אבל לא קל ליישם, לפחות לא לי. להבין את החשיבות מאחורי זה יכול לעזור. ובינתיים, הנה תזכורת:
לסיום
היו לנו פה 9 "טיפים" לפרודוקטיביות, ויש עוד מלא. יחד עם זאת, פרודוקטיביות זה הרבה מעבר לטיפים. פרודוקטיביות היא תהליך, שכולל פיתוח היכרות עצמי, הזזה של דברים שמפריעים לנו וסיגול הרגלים מקדמים.
סקרנית לשמוע מכם:
* לאיזה סעיף הכי התחברתם?
* מה לכם הכי עוזר בפרודוקטיביות?
כתבו לי כאן בתגובות 🙂
פוסטים קשורים שאולי יעניינו אותך
טיפ קריטי לפרודוקטיביות שאף אחד לא מתייחס אליו
זמן קריאה: 3 דקות כשמדברים על פרודוקטיביות אנחנו נוטים לחשוב על עשייה ותקתוק משימות. מנוחה נתפסת כמותרות – משהו שנעשה רק אחרי שנסמן וי על כל מה שכבר עשינו;
איך ליצור שקט בראש ולגרום לדברים לקרות
זמן קריאה: 4 דקות * עשיתם פעם תכנון יומי או שבועי, ואז נכנס בלת"מ ושיבש את כל הלו"ז? * קורה לכם שרגע לפני השינה קופצות לכם לראש משימות, ומפריעות
מרווין: ה-סופרטול האולטימטיבי לפרודוקטיביות
זמן קריאה: 7 דקות לפני 8 חודשים נתקלתי במרווין, והתאהבתי בו ממבט ראשון. מיד נתתי לו את הנייד שלי, נכנסתי איתו למחשב, ורצתי לספר עליו לחברים. מאז נכנסו לקשר